港区 国保年金課 様

港区は、東京都23区の真ん中あたりに位置しており、新橋や六本木、麻布、赤坂、青山、高輪、芝浦、港南など、いくつもの繁華街とオフィスを抱えています。さらには、東京タワーやレインボーブリッジ、お台場などの人気の観光スポットには、数多くの旅行者が訪れています。その一方で、約26万人の住民が住む街でもあります。特に近年では湾岸エリアから虎ノ門～麻布エリアを中心にタワーマンションが増えてきました。また、大使館や大学が多いことから、外国籍の住民も数多く住んでいます。

導入の検討を開始された時期

Q．PiMSを導入する前の状況を教えてください。

当区では、令和2年12月にpipitLINQを、令和３年１月にDAISを導入しました。この二つのサービスの使い分け、データの仕分けという作業が発生していました。金融機関ごとのルールというのもそれぞれあって、それを把握する必要もありました。これを実質二人で取り組んでいたのですが、これがとにかく大変でした。滞納管理システムのEUCで出力したデータを、システムに強い職員がエクセルでいくつもの関数を組んだり、RPAで処理をしたりしていました。それで、最終的に作業効率化のため北コンさんのPiMSにたどり着いた、ということです。

導入の最大のポイント

Q．PiMSにたどり着かれる前は煩雑な作業が発生していたわけですが、PiMS以外の手段も選択肢にあったかと思います。滞納管理システムのカスタマイズなどと比較してPiMSを選んでいただいた理由を教えてください。

国保料の時効は２年。時間勝負だから、国保の滞納整理こそ職員の事務負担が少なく、素早く効率的に調査できるPiMSが必要だと思いますね。特に魅力に感じたのは誰でも使えるということ。エクセルでマクロを組むと、作った職員がいないと、「この金融機関の仕様変更があったからエクセルも仕様変えたい」というときに直せません。PiMSはLGWAN-ASPサービスとして提供されているということ、PiMSが作ってくれたファイルをpipitLINQにアップロードするだけという簡単さ、バージョンアップを頻繁に行うというところが安心ですね。また、LGWAN-ASPサービスで提供されるところは大きいです。エクセルのマクロはWindowsのバージョンが上がると使えなくなることも多いですし、職員のスキルというかパソコンに詳しくないといけないのは業務の安定的な継続において好ましくありません。職員には異動年限がありますから、新任でもベテランでも誰でも使える、難しいことを覚える必要が無いということは、単純に金額換算はできない価値ですね。カスタマイズもエクセルのマクロと同様のことが言えると思いますし、システム標準化の時代に選択肢にはならないですね。

Q．それでは実際にPiMSを使ってみた感想を率直にお願いします。

使い始めた当初はCSVデータの条件が思っていたものと違っていて、疑問が発生することがありました。国保のデータには個人・法人種別がないので滞納管理システムから出力されてくるデータにももちろん存在しない。そこで困ってしまったのですが、ヘルプデスク（pims-support）のレスポンスがすごく良くて、CSVファイルの取り扱いの疑問なども解決してくれました。PiMSの機能面においても当初は正直不満に感じる点もあったのですが、どんどんバージョンアップしていって今はすごく使い勝手が良くなっていますね。

今後について

Q．今後目指していらっしゃる預貯金照会業務のカタチについてお聞かせください。

滞納管理システムとPiMSや電子照会サービスは利用するネットワークが違うわけですが、今後は職員全員がLGWAN-ASPサービスを使える状態を望んでいます。PiMSは誰にでも使える分かりやすさが特徴ですから、全職員が滞納管理システムだけではなくPiMSも使うことができれば業務は大きく前進すると思います。滞納管理システムは業務の結果を記録するものと捉え、能動的に行う仕事としてPiMSを中心に財産調査をやりきってしまう。実現するまでの課題はシステム環境だけの問題ではないですが、近い将来にPiMSやOneDripなど様々なLGWAN-ASPサービスを使って仕事をするようになると思っています。シンプルで便利なサービスがあればそれをすぐ採用してどんどん仕事を改革していく、そんなイメージです。