導入の検討を開始された時期について

Q．PiMSの導入を検討し始めた時期を教えてください。

営業担当の藤原さんに来ていただいたのが、令和3年度の終わりごろでした。すでにpipitを令和2年から運用していた状態のところに来ていただいた格好でした。

Q．そのころの状況を教えていただけますか？

その当時どうpipitを運用していくか、電子照会の増加にともなって増える回答結果が年々倍加していく。こうなると（滞納管理システムへの）取込処理だけで半日以上かかってしまう。マクロ処理なんかいろいろ試行錯誤していました。
大変なのはデータ。法人については回答数が大量にあって、人の目で確認するのが一苦労。確認したものをマクロを使って滞納管理システムの経過記録に挿入していました。ところが、2,000字しか入らないので取引明細を含めるとあふれてしまう。なので財産欄に入れる情報と経過記録に入れる情報をわける。有用な回答はpipitのツールを使ってPDFにして、これを保存する。なんてことをやっていました。

Q．電子照会は手軽さと回答の速さが素晴らしい訳ですけど、その分回答情報の処理が大変だったわけですね。照会依頼データの作成自体はどう対処されましたか。

調査対象者を滞納管理システム内で溜めたらそれを照会依頼作成担当の会計年度職員さんに渡します。回答がどんどん返ってくるので、照会件数をどんどん増やすことにしました。どんどん調査するんですけど、外字もなにも構わず照会かけるわけですけど、そこで気づくのがヒット率の低下。電子化対応金融機関が増えていく中で各金融機関の仕様を考慮してどう共通処理化していくかが課題でした。しかも照会依頼データに対してエラーが頻発しました。その度に担当してくださっている会計年度職員さんにエラーの内容を伝えて、エラーを解消して。これも四苦八苦していました。

Q．回答情報の処理にはマクロを使われながらも大変苦労をされていたり、照会情報の作成ではエラーがたくさん発生していたということですが、滞納管理システムのカスタマイズを検討されたりはしましたか？

標準化が控えていることが分かっている。標準仕様には電子照会データの取り込みができることとなっていることも分かっている。標準準拠の滞納管理システムでこの電子照会回答をどう取り扱う機能を実装するのかまではわかりませんが、標準仕様でもカスタマイズでも問題点がすべて解決できるようになるとは思えなかった、ということがありますね。

利用してみた感想と今後への期待

Q．それでは、PiMSを実際に利用してみた感想をお聞かせいただけますか。

一番メリットを享受しているのは電子照会まわりを担当している会計年度職員さんなのですが、課題の解決を図るのは職員がしなければなりません。PiMS導入の目的の一つに“誰がやってもできる”という「作業の均質化がありました。」PiMS採用を決めた職員としては一通り満足しています。この先期待することは、スムーズなデータの取り扱いですね。具体的には2点一致の金融機関と3点一致の金融機関というカテゴリ分けで考えた仕様、操作方法などが求められますね。

Q．今後への期待をお聞かせください。

業務品質を保つという観点から、高いヒット率を実現するための照会依頼の作成機能をより強化していっていただきたいことです。これは結果として不必要な回答結果が返ってこなくなることにもつながるのかなと思います。このように業務の品質を向上させる仕組みとして今後も頑張ってほしいです。最終的には預貯金照会システムとしてPiMSだけで完結してほしいと思っています。

貯金照会システムとしてPiMSだけで完結、は私共が目指すゴールでもあります。これからもPiMSへのご意見をいただけますようよろしくお願いいたします。